nuevas teconologías
El decálogo de la videollamada correcta y efectiva
Mirar a la cámara en lugar de a la pantalla, cuidar el fondo o mantener una actitud de escucha son algunas recomendaciones de expertos en comunicación no verbal, decoración y maquillaje.
Para tomar vermú con los amigos y familia, tener una cita o participar en una 'escape room'. Las videollamadas se popularizaron hace un año para eso y también para mantener una reunión de empresa o defender una tesis. Se hacen entrevistas de trabajo, algunas aplicaciones de ligar las ofertan para conocer a la otra persona y, además, son un recurso incluso para hacer la compra a distancia.
El aumento del número de videollamadas se ha traducido en un incremento en paralelo de la venta de material tecnológico. "Las 'webcam' habían sido elementos de venta siempre, pero en el mes de marzo fue un 'boom'. Las compraban tanto particulares como empresas en grandes cantidades", señalan fuentes de El Corte Inglés de Zaragoza. "Ahora continúa pero en menor medida, no tanto como en el confinamiento absoluto", añaden. A raíz del inicio de la pandemia también se disparó la venta de impresoras.
No obstante, además de las cuestiones técnicas existen unas pautas a tener en cuenta a la hora de establecer una videollamada. Sonia El Hakim, presidenta de la Asociación Española de Comunicación No Verbal, ha redactado una guía en la que se enumeran una serie de recomendaciones que facilitan la comunicación cuando las pantallas es el canal.
El primer punto que destaca El Hakim es que la reunión no comienza cuando se le da al botón de 'unirse'. No lo tuvo en cuenta la concejala de Hacienda del Ayuntamiento de Torrox, en bikini en una reunión por videollamada -en la imagen-. "Deben prepararse con antelación, empezando por un entorno adecuado", sostiene. "Hay gente muy descuidada", apoya Félix Bernal, presidente del Colegio de Decoradores de Aragón. Este profesional, de Adra Decoración, recomienda un fondo claro o con una obra de arte. Otra opción es un papel pintado o un mueble que destaque.
En cualquier caso, Bernal aconseja retirar la pizarra con la programación de trabajo. "Se ha convertido en un lenguaje virtual", determina este decorador, que también aboga por mantener el espacio bien iluminado. En Adra Decoración han recibido alguna consulta sobre cuál es el lugar más apropiado para trabajar, ya que hasta ahora en muchos hogares no existía un lugar específico para ello.
Hay que valorar que "lo primero que harán las personas con las que te conectes será mirar tu entorno -declara El Hakim-. No muestres aquello que no quieres que se vea, fotos u objetos muy personales". Otra de las recomendaciones que facilita esta experta en comunicación no verbal es la indumentaria: "Vístete para la ocasión".
Por otro lado, es importante la altura de la cámara: "No necesitamos ver tu papada y tus fosas nasales". Para evitar dar una imagen no correcta, se recomienda situar la cámara a la altura de los ojos, por lo que se debería elevar el móvil u ordenador. Si se trata de una videollamada de trabajo, el dispositivo se tendría que ubicar sobre la mesa y la silla es más recomendable que un sillón, de esta forma, "la imagen que proyectaremos será mucho más proactiva y seria", aporta El Hakim.
Cuando se interviene en las videollamadas se tiende a mirar a la pantalla en lugar de a la cámara. "Esto hace que las personas con las que nos reunimos, nos vean todo el tiempo con la mirada hacia abajo, lo cual resta cercanía, liderazgo y genera menos confianza", sostiene la experta en comunicación no verbal. Mirar a la luz verde, es decir, a la cámara, es el consejo que da.
Para establecer una buena comunicación, un micrófono es un buen aliado. "Te recomendamos que no utilices el micrófono integrado del ordenador o los altavoces del teléfono móvil, ya que recogen los ruidos ambiente. Utiliza siempre cascos para tener una mejor calidad de sonido y que tus interlocutores puedan oírte lo mejor posible", apunta El Hakim.
En las videollamadas, la distancia emocional se encuentra afectada. "Las personas reaccionan más tarde y menos intensamente en videoconferencias que en reuniones presenciales", lamenta la presidenta de la Asociación Española de Comunicación No Verbal. También es más fructífero que se aminore la intensidad de reacción emocional, ya que aumentan los tiempos de reacción.
Un gato se coló en una videollamada de un diputado escocés, hecho que alimentó las redes sociales, como se puede ver en la fotografía superior. Notificaciones del móvil, la televisión de fondo o ladridos de perro son otros de los ejemplos que se presentan en las videollamadas. "Todos esos ruidos se cuelan y se superponen a la voz del ponente, generando una mala experiencia a todos los asistentes", apunta la también formadora y directora del Máster en Comunicación No Verbal y Habilidades Directivas de la Universidad Europea Miguel de Cervantes. Acceder al foro con el micrófono silenciado es la principal recomendación que se suma a acceder con la cámara encendida. "Las videoconferencias no son un vídeo de Youtube o la televisión en donde la comunicación es unidireccional. Debería haber interacción, aunque esta solo se limite a verse las caras", dice al respecto.
Las videoconferencias no solo están para hablar y escuchar, algunas aplicaciones también ofrecen la posibilidad de hacer encuestas o juegos en directo y, de esta forma, amenizar las reuniones y mantener al público atento. "Sin llegar a saturar, es conveniente que utilices algún recurso para mantener el interés de tu audiencia, además de la presentación en diapositivas", proponen en el manual.
A través de los medios técnicos, las reuniones deben ser más cortas. "Por cada cuatro horas en formato presencial, una hora en formato digital", es la proporción que valora El Hakim. De forma telemática el tiempo de atención es menor que el presencial.
La expresión facial adquiere en las videoconferencias una mayor relevancia. "Debería ser incluso más afable que de costumbre", sentencia El Hakim en la guía que ha elaborado. En cuanto a la actitud. "Ten cuidado con los gestos con las manos. No deben tapar tu rostro, así que no te acerques demasiado las manos a la cámara". Asentir al interlocutor y sonreír son algunos de los consejos que facilitan, lo que será sinónimo de "atención y escucha activa". Los cambios de volumen, la entonación, el ritmo y las pausas son clave para captar la atención.
El maquillaje también puede favorecer algunos rasgos. Elisa García, directora de la academia que lleva su nombre en Zaragoza, aconseja utilizar máscara de pestañas y potenciar las cejas, que son las señas de la expresión. "Si no llevamos mascarilla, también sería adecuado marcar un poco el labio", añade.
"La mejor improvisación es aquella que está preparada", se suele decir. La preparación previa en una reunión presencial es "importante", mientras que en una telemática es "esencial". Las presentaciones ágiles y bien estructuradas son clave, además Sonia también recomienda familiarizarse unos días antes con la plataforma en la que se tiene la videollamada.
