Se pueden seguir utilizando si se hace exclusivamente para introducir los datos de la factura, imprimirla o enviarla por correo y guardarla. La hoja de Excel puede incluir sumatorios o la fórmula del cálculo del IVA, por ejemplo, pero si se usa para procesar la información, sea el propio empresario el que emita la factura o lo haga a través de un asesor, en ese momento se considera que el Excel es un sistema informático de facturación y, por lo tanto, estaría sujeto a cumplir con los requerimientos de la normativa. No obstante, hay dos peros. Por un lado, que la empresa o autónomo se está exponiendo a inspecciones y a tener justificar que utiliza el Excel en los términos antes descritos. Por otro, cabría preguntarse por qué perder la oportunidad de digitalizar un proceso si existen herramientas económicas y profesionales que son mucho mejores que un Excel. Es otro debate, pero pienso que la obligación puede ser una oportunidad para muchos negocios.

Si realizas habitualmente la facturación con un 'software', deberías tener un TPV ('software' de punto de venta) con conexión a internet que te permitiera emitir los tickets o facturas simplificadas en tiempo real, independientemente de que quieras generar al final del día un resumen de las ventas para incluirlas en un solo apunte contable. 

El QR recoge los datos del registro de facturación. El 'software' lo genera solo, el usuario no tiene que hacer nada. Es obligatorio para todas las facturas, estés o no adherido a Verifactu. En el caso de estar en Verifactu, en la información aparecerá que la factura es verificable en la sede de la Agencia Tributaria, ofreciendo transparencia al cliente; y, en caso de no estarlo, simplemente aparecerán los datos de la factura, no contarán con la verificación.

En este caso, tienes que aplicar lo que ya se tendría que estar haciendo, que es la normativa de facturación. La nueva ley cambia los requisitos para el 'software', pero la normativa de facturación sigue siendo igual: una vez emitida la factura no se puede modificar ni eliminar, pero sí se pueden corregir los errores emitiendo una rectificativa o una anulación de la factura conforme a la normativa de facturación.

 La primera recomendación es que te pongas en contacto con tu proveedor para saber si el 'software' que tienes está adaptado o se adaptará y cuáles son los pasos que tienes que dar. De todas formas, si quisieras comprobarlo en tu programa, el 'software' adaptado tiene que incluir una declaración responsable de que está adaptado. No hay ninguna lista que recoja cuáles son los 'software' adaptados, es el propio fabricante el que indica si está adaptado o no.

Si emites las facturas de forma manual, en papel por ejemplo, no estarás afectada por la Ley Antifraude, ya que esta solo afecta a los sistemas informáticos de facturación. Puedes seguir haciéndolo como hasta ahora, guardar los documentos y presentarlos si te son requeridos. ​Para este tipo de casos, la Agencia Tributaria ha puesto a disposición de empresas y autónomos una aplicación gratuita pensada para quienes hacen muy pocas facturas al año, así pueden presentarlas por Verifactu.

La huella digital es un código que crea el propio 'software', es correlativo y a través de él se ve la trazabilidad de todos los registros realizados. A la Agencia Tributaria le sirve para descubrir saltos en caso de que haya habido modificaciones o eliminaciones. No es un código que genere el usuario, sino que es el propio programa el que lo realiza automáticamente y lo encadena con los otros registros.

Los tickets de venta son facturas simplificadas que tienen que cumplir con la normativa y, por tanto, igual que en el caso que hemos comentado anteriormente para la cervecería artesana, debes disponer de un 'software' de terminal de punto de venta que emita los tickets para que entren directamente en el sistema de facturación como facturas simplificadas.

Las sanciones son muy elevadas. Van en dos direcciones. Para el usuario que utiliza un 'software' que no cumple con la normativa son de 50.000 euros por ejercicio y licencia o programa instalado. Por eso es muy importante que, incluso estando adaptado, si antes disponías de un 'software' instalado en el ordenador que ya no cumple con la normativa, descargues la información, la guardes, la custodies y borres el programa. Las sanciones en la otra dirección van dirigida a los fabricantes, comercializadores e implantadores que, si ofrecen un 'software' que no esté adaptado, las multas son de 150.000 euros por ejercicio y por programa instalado o licencia vendida.