¿Qué deben saber las empresas sobre el nuevo registro horario de la jornada laboral?
El Ministerio de Trabajo ha publicado un real decreto que exige que el registro de jornada se realice por sistemas digitales, desterrando la opción actual del fichaje en papel, con el fin de garantizar un control más preciso, seguro y accesible.
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El 12 de mayo de 2019 entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, que establecía que todas las empresas están obligadas a registrar la hora de inicio y fin de la jornada de sus trabajadores, así como que los registros deben conservarse durante al menos cuatro años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo en cualquier momento que se soliciten.
Pero, aunque el registro de jornada ya sea obligatorio en España, desde muchas compañías se preguntan: ¿va a tener que ser digital? Y todo apunta a que sí. No en vano, el pasado 9 de octubre el Ministerio de Trabajo publicó en el trámite de audiencia pública su real decreto para endurecer el registro diario de la jornada laboral, en el que se exige que el registro se realice por sistemas digitales, desterrando la opción actual de fichaje en papel, con el fin de garantizar un control más preciso, seguro y accesible.
Sin embargo, aunque las informaciones publicadas a este respecto son abundantes, numerosos empresarios continúan analizando cuál es la mejor forma de cumplir la ley teniendo una gestión eficiente del tiempo.
¿Dónde se regula el registro de la jornada laboral?
El pasado mes de septiembre, el Ministerio de Trabajo inició los trámites para aprobar un Real Decreto que endurezca el registro horario con el objetivo de reforzar el control horario, garantizar los derechos laborales y promover el bienestar laboral de los trabajadores. Según su borrador, el registro de jornada deberá ser digital, trazable, accesible y cumplir con las siguientes características:
- Deberá realizarse por medios digitales, asegurando la trazabilidad y la inalterabilidad de los datos.
- Deberá recoger la hora de entrada y salida, las pausas o descansos no considerados trabajo efectivo, si la jornada laboral está siendo presencial o en remoto, las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, los tiempos de disponibilidad, las interrupciones por desconexión digital y las horas vinculadas a la conciliación o la flexibilidad laboral.
- Cualquier cambio en los registros requerirá la autorización tanto de la empresa como del trabajador.
- Inspección de Trabajo deberá poder acceder a los registros de forma remota y en tiempo real.
- Los incumplimientos podrían acarrear multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado, según la gravedad de la situación.
- Aunque todavía no hay fechas definidas, la tramitación de la norma se va a realizar por el procedimiento de urgencia, acortándose así los plazos.
¿Cómo llevar un registro de horas de trabajo?
En este contexto, Endalia, compañía especializada en softwares de recursos humanos (RR.HH.) y nóminas, se posiciona como una de las soluciones líderes para el registro digital de la jornada, integrando este proceso con otras áreas clave en RR.HH. como los salarios, la gestión del desempeño o las ausencias (entre otras). Todo ello debido a su software de registro horario y planificación, que encaja de forma ideal en las empresas debido a que su plataforma en la nube permite:
- Registro digital en web, app o kiosco. Fichaje desde planta, oficina, híbrido o remoto.
- Identidad personal y datos inalterables. El registro es personal (no genérico), con evidencias que resisten una inspección.
- Parametrización de jornada ordinaria, jornada diaria, horas semanales, jornada de trabajo por centro, equipo y convenio colectivo.
- Trazabilidad para el Estatuto de los Trabajadores, reportes para el Consejo de Ministros o requerimientos del Ministerio de Trabajo (cuando proceda), y pruebas ante la Inspección de Trabajo.
- Integración con nómina y ausencias: cálculo de salarios y horas extra en función de la jornada laboral registrada.
- Seguridad del dato y cumplimiento normativo asegurado.
- Reportes: extrae informes del número de horas trabajadas, horas semanales, incidencias y tiempo de trabajo real (muy útiles ante la Inspección de Trabajo).
Todo esto no solo supone un avance en el día a día de los recursos humanos, sino que también asegura la mejor experiencia del empleado, permitiendo transparencia y autonomía, la reducción de carga administrativa y errores y la mejora de la experiencia laboral y la cultura digital.
La digitalización como oportunidad
Aunque es cierto que la gestión del tiempo de trabajo se vuelve con todo ello más compleja, debido a la mayor exigencia en materia de registro de la jornada, también está claro que seguir con sistemas manuales complicará más los procesos, acarreando una serie de desventajas como:
•Falta de trazabilidad y fiabilidad de los datos, lo que dificulta demostrar ante una inspección cuándo y cómo se registraron las horas trabajadas.
•Elevado riesgo de que se cometan errores humanos, al depender de la introducción manual de la información.
•Pérdida de tiempo administrativo, al tener que recopilar, revisar y consolidar registros de forma constante.
•Dificultad para acceder a la información en tiempo real, lo que impide detectar incidencias o gestionar adecuadamente la flexibilidad y el teletrabajo.
•Falta de transparencia para el empleado.
Así, soluciones digitales como el software de Endalia suponen una oportunidad competitiva para que las empresas no solo cumplan con la ley, sino que optimicen sus procesos y mejoren la experiencia de sus empleados. Porque, como afirman desde la compañía, "digitalizar el control horario es el primer paso hacia unos recursos humanos más inteligentes y conectados".
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