Cada vez que una nueva normativa aterriza en el día a día de las empresas la reacción más habitual es la misma: resignación, queja y, en el mejor de los casos, adaptación, pero, eso sí, a última hora. Venimos además de un escenario poco favorable, ya que estábamos a las puertas de la entrada en vigor de VeriFactu, el plazo se extendió y ahora, puede que, con razón, haya la falsa creencia de que los plazos no son acuciantes. O de que son decisiones escritas en papel mojado.

Veámoslo desde otro punto de vista: no desde la obligación, sino desde la mejora del negocio, la competitividad y la oportunidad. Y es que, al hablar de nueva normativa, me refiero al Real Decreto 238/2026, publicado el pasado 31 de marzo, que desarrolla la facturación electrónica obligatoria entre empresas prevista en la Ley Crea y Crece. El calendario, según el borrador de la Orden Ministerial del 17 de abril, arranca el próximo 1 de octubre. Las empresas con más de ocho millones de euros en operaciones anuales tendrán 12 meses para adaptarse, que empiezan a contar a partir del mencionado primero de octubre. Para el resto de pymes y autónomos, 24 meses a partir de la misma fecha. Tiempo suficiente, en apariencia. Pero quienes hemos acompañado a empresas en procesos de transformación digital sabemos que ese tiempo se consume más rápido de lo que parece.

Primero, lo que cambia

Conviene entender bien qué exige la norma, porque hay mucha confusión. El cambio más concreto es que el PDF enviado por correo electrónico deja de ser una factura válida en las relaciones entre empresas. A partir de la entrada en vigor, será obligatorio utilizar formatos estructurados (UBL o Facturae) que los sistemas informáticos puedan procesar automáticamente. Y las facturas serán enviadas a la Agencia Tributaria de forma inmediata, así como los estados de aceptación, rechazo y fecha de pago efectiva. Las que incumplan reiteradamente la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad podrían ver comprometido su acceso a subvenciones públicas y contratos con el sector público.

Conviene también no confundir esta normativa con la anteriormente mencionada VeriFactu, que regulará los requisitos técnicos de los programas de facturación internos y cuya entrada en vigor está prevista para 2027. Son dos normas distintas: VeriFactu apunta a la integridad de los registros de facturación dentro de cada empresa, mientras que la factura electrónica B2B regula cómo se comunican las empresas entre sí. Objetivos distintos, pero mismo protagonista: el software de gestión de tu empresa.

Ahora, lo que importa

Hay dos cuestiones que me encuentro de manera más o menos recurrente cuando hablo con empresas aragonesas. Una es un dato que publica el INE, que indica que solo el 37,3 % trabaja con servicios en la nube, frente al 44,3 % de la media nacional. No es un problema de tamaño ni de sector. En muchos casos es un problema de inercia. Y esa inercia tiene un coste real, aunque no siempre visible: facturas procesadas a mano, errores de conciliación, información dispersa entre herramientas que no se “hablan” entre sí, horas de trabajo administrativo que se podrían dedicar a otra cosa, etc. Y la segunda es, precisamente, la desconexión entre departamentos y herramientas. En la mayor parte de los casos, estos errores se producen por tratar de solucionar estas situaciones con parches o sin pensar de manera global en la empresa. Cada departamento va buscando cubrir sus necesidades funcionales y al final acaban trabajando con datos en silos.

De ahí que la entrada en vigor de la factura electrónica o del VeriFactu deba afrontarse como una oportunidad que va mucho más allá del cumplimiento normativo. Pensemos, por ejemplo, en lo que ocurre cuando todas las empresas utilizan sistemas que hablan el mismo idioma. Una factura emitida por un proveedor puede entrar directamente en el sistema contable del cliente, sin intervención manual, sin riesgo de error en la transcripción o sin necesidad de que nadie la descargue, la revise y la introduzca a mano. Es decir, que el proceso de validación, registro y pago puede automatizarse casi por completo. Para una pyme que gestiona cientos de facturas al mes, eso no es un detalle baladí: es un cambio estructural en su carga de trabajo administrativo y en la liquidez real. Y estamos hablando de un momento en el que autónomos y pequeñas empresas acceden a programas que les ofrecen funcionalidades en las que las grandes empresas han invertido mucho desarrollo. Por lo tanto, vivimos en plena democratización del acceso a soluciones profesionales, con una ventajosa digitalización de procesos que aportan valor de verdad.

Otra buena noticia es que una sola adaptación resuelve las dos obligaciones, factura electrónica y VeriFactu. Por lo tanto, si te adaptas a una, te adaptas a la otra. La AEAT dispondrá para ambas normativas de una solución pública gratuita, que funcionará como repositorio y que puede ser adecuada para empresas con un volumen de facturas muy pequeño.

El momento de revisarlo todo

Mi recomendación para cualquier pyme aragonesa es esta: no esperéis a que el plazo apriete para empezar a moveros. No porque las sanciones sean el argumento principal, sino porque la revisión que exige esta normativa es exactamente la misma que muchas empresas llevan años posponiendo. ¿Qué herramientas de gestión estáis usando? ¿Se integran entre sí? ¿Cuántas horas dedica vuestro equipo a tareas que podrían automatizarse?

En definitiva, aquel que quiera verlo como palanca, la normativa se convertirá en un punto de inflexión real para modernizar la gestión del negocio. De ahí que la pregunta sea si vais a esperar a que llegue la normativa… o vais a adelantaros a ella.

Por Víctor Bernués, consultor ERP en Esofitec.