El papel del protocolo familiar en la organización y continuidad del negocio

Entre las características distintivas de las empresas familiares se podría reseñar que todas ellas, por el simple hecho de serlo, presentan un componente emocional que se manifiesta en valores como el sentido de pertenencia o el deseo de preservar el legado familiar, pero también en diversos desafíos que no solo afectan a sus miembros a nivel profesional, sino también personal.

Con el fin de evitar conflictos y garantizar una correcta continuidad del negocio, el protocolo familiar se convierte en un documento clave pero totalmente voluntario para aquellas familias que buscan establecer por escrito diversas claves, pactos o acuerdos para regular su sociedad. 

Se trata de un documento que puede ser elaborado por los propios miembros de la familia cuyas empresas cuentan en ocasiones con figuras de auditoría interna o externa que evalúan con objetividad los posibles riesgos y otros aspectos relativos al negocio. De todos modos, es recomendable que sean profesionales especializados quienes lleven a cabo este protocolo para garantizar su óptima realización.

Y es que no se trata de un simple formulario, sino de un documento que va mucho más allá de lo meramente fiscal, pues al tratarse de compañías en las que la línea entre familia y empresa es, en ocasiones, difícil de separar, incluye numerosas reglas que facilitan una comunicación eficaz, algo especialmente útil en entornos de confianza como la familia. Todo ello con el fin de organizar la empresa familiar y su gestión para que ambas partes, la empresarial y la familiar, no se vean perjudicadas o interferidas la una con la otra.

¿Qué incluye el protocolo familiar?

Un protocolo familiar puede incluir un sinfín de aspectos relevantes. En él se establecen la misión, la visión y los valores de la empresa, así como se especifica el papel que desempeña cada uno de los miembros en la misma: si son socios, si trabajan o no en la compañía y de qué manera, etc. 

Asimismo, este escrito está compuesto por una estructura de gobierno familiar y empresarial. Destaca la asamblea familiar, que "se ocupa más de las cuestiones intrafamiliares", mientras que el consejo de familia se encarga "de las relaciones entre la familia y la empresa", como así lo afirma ‘El protocolo familiar: consejos prácticos para su elaboración’, una exhaustiva guía realizada por los miembros de la Sección de Empresa Familiar de la Asociación Española de Asesores Fiscales. 

En ella también se hace referencia al consejo de administración, "el órgano máximo de gobierno y gestión de cualquier empresa, que en las familiares dependerá en gran medida de su tamaño y complejidad". "Debe representar los intereses de los accionistas, pero además debe discutir y entender los grandes temas familiares y gobernar teniendo siempre presente la interrelación de los tres sistemas: empresa-familia-propiedad".

En el protocolo familiar también se abordan otros aspectos como las políticas de incorporación, que incluyen los requisitos formativos y la forma de proceder en el caso de que haya más miembros de la familia interesados en incorporarse a la empresa, así como otros factores como el trabajo de los familiares políticos, la salida o jubilación de los miembros o las políticas de sucesión, que marcan las líneas de actuación a la hora de llevar a cabo una transición de liderazgo, algo especialmente útil en casos próximos de relevo generacional.

En el mencionado documento también pueden establecerse restricciones en la transmisión de acciones o participaciones, así como otros acuerdos relativos a aspectos financieros y económicos. Lo mismo ocurre con el abordaje de la resolución de conflictos, que se incluye en este documento cuyo principal fin es el de preservar la armonía familiar y garantizar la supervivencia y el correcto funcionamiento de la empresa en cuestión.