Zaragoza

DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE ZARAGOZA

Papel cero en los trámites externos de la Diputación de Zaragoza en tres años

La digitalización en su relación con los ciudadanos ha permitido generar 1,5 millones de documentos electrónicos.

Sede de la DPZ en la plaza de España de Zaragoza.
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Realizar gestiones sin tener que desplazarse y ahorrar costes. Son dos de las principales ventajas que ha conllevado la implantación de la administración electrónica en la Diputación de Zaragoza. La institución provincial ha conseguido en casi tres años alcanzar el objetivo del papel cero en los trámites externos y prácticamente en todos los procesos internos.

A principios de este mandato, todos los trámites de la DPZ se seguían haciendo en papel, lo que suponía que cualquier entidad o ciudadano que tuviera que relacionarse con la institución a través de un acto administrativo se veía obligado a desplazarse físicamente a sus dependencias o a tener que enviar sus escritos por correo certificado. Ademas, conllevaba también que todos los documentos administrativos que generaban los distintos servicios de la Diputación de Zaragoza en su funcionamiento interno también se hacían en papel.

“Una administración basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no solo permite ahorrar costes y ser más respetuosos con el medioambiente, sino que además refuerza las garantías del procedimiento administrativo y facilita una mayor transparencia, ya que todos los documentos quedan archivados en un servidor seguro y existe una total trazabilidad de cada uno de ellos”, explican desde la institución provincial.

El proceso requirió un importante “esfuerzo humano y material”, ya que hubo que actualizar todos los procedimientos utilizados hasta el momento y superar las dificultades que conllevaba un cambio de este calado. Así, tras un año de preparativos y formación, en junio de 2016 se puso en marcha la implantación de la administración electrónica en la Diputación de Zaragoza.

Desde entonces, a través de la administración electrónica se han tramitado más de 45.000 expedientes, se han generado más de 1,5 millones de documentos y se han realizado más de 240.000 firmas. Casi 400 trabajadores utilizan el programa que hace posible ese funcionamiento íntegramente digital y el grado de aprovechamiento de la plataforma (qué porcentaje de todas sus aplicaciones potenciales se utiliza realmente) se acerca al 80%.

Esto, sin embargo, no significa que los ciudadanos estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Diputación de Zaragoza. Para ellos se trata de un derecho que pueden ejercer o no, por eso en el registro de la institución se ha puesto en marcha una oficina de acompañamiento que permite que los documentos que entren en papel se incorporen de manera electrónica.

Además, próximamente esa oficina de acompañamiento se va perfeccionar incorporándole un sistema biométrico de firma que dará aún más garantías a los ciudadanos, ya que además de presentar directamente su documentación (ahora lo hace el funcionario que les acompaña) les va a proporcionar un código con el que podrán seguir en todo momento el estado de la tramitación.

“Evidentemente no somos perfectos, pero la Diputación de Zaragoza sigue teniendo una cierta imagen de institución anquilosada que no se corresponde con la realidad”, dijo el presidente provincial, Juan Antonio Sánchez Quero. “En la implantación electrónica –añadió– hemos sido una administración puntera, y estamos trabajando en otros proyectos pioneros relacionados con las nuevas tecnologías como los escritorios virtuales, el archivo único provincial o el delegado de protección de datos”.

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